第04回：LINEで契約はアリ？社長が守るべき「労働条件」通知のルール

1. はじめに

「先生、最近は面接の調整もLINEだし、採用が決まった後の連絡もLINEで済ませているんだけど、これってマズいかな？いちいち紙で契約書を郵送するのも手間だし、本人も『LINEで送ってください』って言ってるんだけど……」

小規模企業の社長から、最近特によく受ける相談です。確かに、スピード感のある経営をされている社長にとって、スマホ一つで連絡が完結するLINEやメールは非常に便利なツールですよね。わざわざ封筒を用意して、切手を貼ってポストに投函する……という作業を「時代遅れ」と感じるのも無理はありません。

結論から申し上げます。労働条件をメールやSNSで通知することは、一定のルールさえ守れば「アリ」です。

しかし、このルールを一つでも踏み外すと、せっかくの通知が法的に不備ありとみなされ、将来「そんな条件、聞いていません！」という泥沼のトラブルに発展するリスクがあります。

ブログ連載第4回は、忙しい社長がやりがちなデジタル連絡に潜む「落とし穴」と、会社を守るための正しい通知方法についてお話しします。

2. 原則は「書面の交付」。でもデジタルも解禁されている

まず基本のおさらいです。会社が従業員を雇う際、賃金や労働時間などの重要な労働条件をはっきりと示すことは、法律（労働基準法第15条）で義務付けられています。

以前は、この通知は「紙（書面）」で渡すことしか認められていませんでした。しかし、時代の変化に合わせてルールが緩和され、現在は以下の3つの方法のいずれかで行うこととされています。

書面の交付
FAX
電子メール等（LINEなどのメッセージアプリを含む）

つまり、デジタルでの通知も法律上認められた「正当な方法」の一つなのです。ただし、これには社長が絶対に忘れてはならない「2つの絶対条件」があります。

3. 条件その①：従業員本人がデジタルでの通知を「希望」していること

ここが最大のポイントです。メールやLINEでの通知は、あくまで「労働者が希望した場合」に限って認められる例外的な方法です。

社長の都合だけで勝手に「うちはペーパーレスだからLINEで送るね」と決めることはできません。実務上は、面接時や内定を出す際に、「労働条件の通知はメール（またはLINE）でもいいかな？」と本人に確認を取り、同意を得ておく必要があります。

もし本人が「できれば紙でほしいです」と言った場合は、どんなに面倒でも紙の書面（労働条件通知書）を渡さなければなりません。

4. 条件その②：本人が「印刷（書面作成）」できる状態であること

デジタルで送る際に、意外と見落としがちなのがこの条件です。通知した内容は、「受け取った本人がプリントアウトして書面を作成できるもの」でなければなりません。

例えば、LINEのメッセージ機能で、「時給は1,200円、時間は9時から17時です」と文字情報だけを送るのはどうでしょうか。これでは「書面として出力できる形式」としては不十分とみなされる可能性が高いのです。

会社を守るための正しいやり方は、「モデル労働条件通知書」などの正式なフォーマットに全ての項目を記入し、PDFなどのファイル形式にして、メールに添付したりLINEで送信したりする方法です。

これなら、本人が自宅のプリンターやコンビニで印刷して、手元に「紙」として残すことができますよね。この「形に残せる」ということが、法的な証拠能力を持たせるための鉄則なのです。

5. 今日からできる具体的な一歩：送りっぱなしを卒業する

デジタル連絡は手軽な反面、相手が正しく確認したかどうかが不透明になりがちです。今日から人を雇う際は、以下の手順をルーチンにしてください。

ステップ1： 採用決定時に「通知書をLINE（またはメール）で送ってもいいか」を確認する。
ステップ2： 厚生労働省の「モデル労働条件通知書」を作成し、PDF化する。
ステップ3： ファイルを添付して送信し、「届いたら確認のために返信をください」と一言添える。

「届きました」「内容確認しました」という本人からの返信までセットで保管しておけば、将来「聞いていない」というトラブルが起きた際の、社長を守る強力な防御策になります。

もし、「うちの複雑なシフトや手当をPDF化にする方法がわからない」「LINEで送る際、文面はどうすればいいのか」と悩まれることがあれば、迷わず顧問の社会保険労務士などの専門家に相談してください。

6. まとめ

メールやLINEでの労働条件通知は、社長の業務を効率化する便利な手段です。しかし、それは「従業員が希望し、かつ、いつでも印刷して形に残せること」が前提です。

デジタルを便利に使いつつ、ルールを正しく守る。その細かな配慮が、従業員からの「この社長はしっかりしているな」という信頼につながり、あなたの会社を不必要な争いから守ることになるのです。

投稿者プロフィール

石田厳志

木戸社会保険労務士事務所の三代目の石田厳志と申します。当事務所は、私の祖父の初代所長木戸琢磨が昭和44年に開業し、長年に渡って企業の発展と、そしてそこで働く従業員の方々の福祉の向上を目指し、多くの皆様に支えられて社会保険労務士業を行ってまいりました。
当事務所は『労働保険・社会保険の手続』『給与計算』『就業規則の作成・労働トラブルの相談』『役所の調査への対応』『障害年金の請求』等を主たる業務としており、経営者の困り事を解決するために、日々尽力しています。経営者の方々の身近で頼れる相談相手をモットーに、きめ細かくお客様目線で真摯に対応させていただきます。