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三代目のブログ

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労働基準監督署の調査について

2021年08月27日

事業主にとって税務署や労働基準監督署というのは他の役所に比べて怖いイメージがあるようです。ちなみに税務署であれば税金の調査と思い浮かべることができますが、労働基準監督署の調査の場合「何を調べるの?」という方が多いのではないでしょうか。

今回はそのような方のために「労働基準監督署の調査」について説明いたします。


労働基準監督署、労働基準監督官とは

労働基準監督署とは、労働基準法や安全衛生法などの労働者保護法規を事業主に守らせることを主たる業務とする厚生労働省の出先機関です。

労働基準監督官とは、労働基準関係法令の権限に基づき事業場に立ち入り、遵法状況を調査し、使用者に行政指導を行うほか、行政処分、労働者災害補償保険事業に関する業務をしている国家公務員です。また、労基法・安衛法などの法律違反の罪について会社を強制捜査したり、事業主を逮捕したりする権限を有している特別司法警察職員でもあります。


労働基準監督署の調査とは

労働基準監督署で行われる調査には ①定期監督 ②災害調査 ③災害時監督 ④申告監督 ⑤再監督という5種類があります。以下、それぞれについて説明します。

労働基準監督署の調査の種類

①定期監督

監督署がその年度の監督計画にしたがって法令の全般にわたり事業主に対して行う監督

②災害調査

死亡災害や重大災害について、同種災害防止のため災害を構成した起因物の不安全な状態や行動を発見して、これらの是正方法を決定するために行うもの

③災害時監督

一定程度以上の労働災害が発生した際に実施される臨検監督

④申告監督

労働者から法令違反等の申告が労働基準監督署にあったときに行われる監督

⑤再監督

定期監督、申告監督、災害時監督の結果発見された(是正勧告した)違反が是正されたかどうかを確認するために行われる監督


労働基準監督署の調査について

今回は同様の調査方法である①定期監督④申告監督について説明します。

一般的な労働基準監督署の調査は会社に来署通知の郵便物が届くことから始まります。山口労働基準監督署の管轄内では最低賃金の履行に関する監督を兼ねて1月下旬から2月中旬に行われることが多いです。当社の顧問先から連絡が多いのはこの時期です。

調査時に持参する書類

下記は令和3年の2月にあった調査の時に持参するように指示があった書類です。

①調査票
②就業規則(賃金制度等の別規程を含む)
③給料明細書・賃金台帳等の賃金を記録したもの
④出勤簿・タイムカード・日報等の始業・終業時刻及び労働時間を記録したもの
⑤時間外・休日労働に関する協定届
⑥労使協定書または協定届(変形労働時間制、賃金控除等)
⑦労働者名簿
⑧労働条件通知書、労働契約書等の労働契約締結に関する書類

①の調査票は案内文書に添付されている書類で、労働者数や始業・終業時刻等を記入する書類です。事前に記入し、調査の時に持参するように指示されます。
賃金台帳や出勤簿は直近3ヶ月分の場合が多いです。
調査の目的等によって持参するように指示される書類は変わりますので、案内文をよく確認してください。ただし「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」はどの調査でも必ず必要となります。


調査のやり方について

山口労働基準監督署の場合、受付に行くと別室に案内されます。監督官と向かい合って座り調査が始まります。
流れとしては

①会社の概況、勤務状況等の把握、確認
②労働関係帳簿によるチェック
③事業主への聴き取り、確認
④問題点があれば、是正勧告書、指導票の交付

となります。大体1時間から2時間くらいかかる場合が多いです。


指摘を受けることが多い事項

①賃金台帳に労働時間数、時間外労働時間数を記載していないこと
勤怠項目を設けていない賃金台帳を利用されている会社の場合、指摘を受けます。

②残業代の単価の算出方法について
残業代の不足額がある場合は、調査の対象期間分の不足額を遡及して支払わなければならなくなります。

③労働日ごとの始業・終業時刻を適正に記録しているかどうか
出勤簿が押印だけだと指摘を受けます。

④有給休暇を年間で5日以上取得させているかどうか
2019年4月1日から始まった制度です

⑤労働者に定期健康診断を受けさせているかどうか
1年以内ごとに1回定期的に健康診断を受診させなければなりません


是正勧告・指導票が出た場合の会社の対応方法

是正勧告書は、労働基準監督官が調査をして労基法等の法令違反を認めたときに交付される文書です。それに対して指導票は、労基法等に直接違反違反するものではないが改善する必要がある場合に交付される文書です。
会社に対して是正勧告書や指導票が交付された場合には、事業主はすみやかに指摘事項を改善する必要があります。そして指定期日までに労働基準監督署へ是正報告書を提出しなければなりません。


まとめ

以上が労働基準監督署の調査についての説明になります。

是正勧告書や指導票が出された場合、労基法等の知識がなければ対応が難しいと思います。どのように改善すればよいか分からない場合、労働基準監督官に質問するのが一番良い方法です。しかしながら、監督官は改善方法を教えてくれますが、書類の作成や就業規則の作成まではしてくれません。

ご自身で作成できない場合や不安がある場合には、木戸社会保険労務士事務所にご相談ください。


[この記事を読む]


社会保険労務士用のRPAについて

2021年08月11日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。
東京オリンピックが終わりましたね。アスリートには、たくさんの感動をもらいました。個人的には、野球で悲願の金メダルをとれたのが嬉しかったです。

現在、栃木県の株式会社TMC経営支援センターさんが開発したRPA (Robotic Process Automation)を導入しています。
ロボットが22:00になると起動し、電子申請で手続きが完了した公文書を自動的にダウンロードしてくれます。
ダウンロードした公文書は、日にちごと、会社ごと、手続きごとにフォルダ分けをしてくれます。
そして、社会保険関係の決定通知書は、PDFに変換までしてくれています。
さらに凄いのは、手続きが完了した決定通知書を顧客に自動でメール配送までしてくれることです。
そのため、翌朝、どのような手続きが完了したかをチェックすればよく、とても省力化になりました。

令和3年8月からは、算定基礎届決定通知書と社労夢の等級が合っているかをチェックしてくれるRPAも追加しました。
当社は、社労夢のVer5を導入しているのですが、Ver5にも対応してくれています。
このRPAは、算定基礎届の決定通知書と社労夢で登録している令和3年9月の等級が合っているかをチェックし、結果をエクセルで出力してくれます。
合っていない場合は、エクセルのファイルに黄色で塗りつぶしをして知らせてくれます。
そのため、今までは二人一組で読み合わせ作業をしていたのをしなくて済むようになりました。
黄色の箇所だけを確認すればよくなり、省力化できています。
そして、RPAは確認のミスが無いという大きなメリットがあります。

上記で述べたようにRPAによって、定型的な作業を省力化することができました。これからRPAによってどのような作業が省力化できるのか楽しみです

[この記事を読む]


就業規則についてわかりやすく解説

2021年07月27日

就業規則とは

就業規則とは、一言でいうと会社のルールブックです。従業員の労働条件や従業員として守らなければならない会社のルールを定めたものです。
就業規則で定めたことは、事業主と従業員の約束事です。約束事はお互いによって守られてこそ、その会社を就業規則によって秩序づける効果を発揮することになります。

就業規則が必要な理由

就業規則は、会社としての規範を示すものです。従業員の働き方や事業主の指揮命令について規定することで、従業員も安心して仕事をすることができます。いくら優秀な従業員であっても、個々の従業員が自分の考えだけを正しいと信じて勝手な仕事をしていては、会社としてまとまった生産性を上げることはできません。
また、ルールが決まっていなければ、事業主が勝手に給与を減額処分したりすることが、ルール違反でなくなってしまいます。反対に、従業員のいい加減な仕事で機械や備品を壊してしまっても責任を問えなくなりかねません。従業員は、同僚や事業主とともに同じ方向を向いてこそ会社本来の力を発揮することができます。従業員個々の感性や常識は、就業規則という規範を周知させ約束させることで統一させることができます。

就業規則がないことのリスク

就業規則がないリスクは、口約束と同じで労働トラブルの原因となります。また、問題従業員への対応が困難になることもあります。
就業規則がなくても日常の業務に支障がありません。しかし、ちょっとした感情の行き違いによって従業員との間にトラブルが発生した場合、口約束は何も役に立ちません。労働トラブルによって従業員との信頼関係が崩れては、会社は間違いなく大きなダメージを受けることになります。
そのようなトラブルを避けるために就業規則が必要なのです。就業規則によって会社のルールを明確にしておけば、就業規則を基に解決することができます。

就業規則の作成義務

正社員だけでなくパート・アルバイト等を含めて常時10人以上の従業員がいる事業主は、必ず就業規則を作成しなければなりません。
この常時10人以上の判断基準ですが、企業単位ではなく、事業場単位で判断することになっています。例えば、1つの企業で複数の支店や営業所がある場合には、それぞれの支店や営業所を1つの事業場として、それぞれの支店や営業所について常時10人以上であれば就業規則を作成する義務があります。

就業規則の法的効力

従業員の労働条件を定めたものには、法令、労働協約、就業規則、労働契約などがあります。
従業員に対して内容の異なる規定がある場合、何を優先させるのか、効力の順位が問題となります。
それらの関係をまとめると下記のようになります。

法令 > 労働協約 > 就業規則 > 労働契約

法令とは、労基法やそのほかの法律・命令です。法令が就業規則より強いのは、分かりやすいと思います。
では、労働協約はどうでしょうか。労働協約とは、労働組合と使用者が交渉によって合意した労働条件を書面で締結したものです。労使合意を前提とし、労働組合という集団を背景にするため、就業規則より優先されます。
最後に労働契約です。労働契約は、事業主と従業員の一対一の交渉であり、集団の力を利用できないので、使用者が有利になりやすくなります。そのため、労働契約より就業規則の方が強いということになります。

就業規則の記載事項

就業規則は、労働基準法により記載するべき事項が定められています。大きくは、3つに分けることができます。

(1)必ず記載しないしなければならない事項(絶対的必要記載事項)
 ①始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇ならびに交替制の場合においては就業時転換に関する事項
 ②賃金の決定、計算および支払いの方法、賃金の締切りおよび支払いの時期ならびに昇給に関する事項
 ③退職に関する事項(解雇事由を含む)

(2)会社に定めがあれば記載する事項(相対的必要記載事項)
 ①退職手当に関する事項
 ②臨時の賃金(退職手当を除く)、および最低賃金等に関する事項
 ③労働者の負担となる食費、作業用品、社宅費に関する事項
 ④安全衛生に関する事項
 ⑤職業訓練に関する事項
 ⑥災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
 ⑦表彰および制裁に関する事項
 ⑧事業場の労働者すべてに適用される定めをする場合において、これに関する事項

(3)任意記載した以上は守らなければならない事項(任意的記載事項)
これは、労働基準法上義務付けられていませんが、使用者に記載するか否かの判断が委ねられているものです。例えば、会社の理念、用語の定義、適用範囲、採用手続き等が該当します。

就業規則の作成から届出までの流れ

適切な就業規則を作成したら労働基準監督署に届出する必要があります。
その際には従業員代表の意見を聴取して、内容を記載した書面(意見書)を添付しなければなりません。1つの企業で複数の支店や営業所がある場合、支店や営業所の就業規則と本社の就業規則が同一の内容であれば、本社を管轄する労働基準監督署に一括して届け出ることができます。
しかし、各支店や各営業所の従業員代表の意見書は、省略できません。意見書については、労働基準法で求められているのは、意見の聴取であって、同意を得るとか協議をするといったことまでは求められていません。つまり、反対であるという内容の意見書でも届出には問題ありません。

まとめ

従業員が安心して働けるような明るい職場を作ることは、規模の大小や種類が違っても事業主の誰もが望んでいることだと思います。また、従業員に魅力のある職場づくりをすることが、人材確保の観点からも重要です。適切な就業規則を作成し、事業主と従業員がともにお互いの権利義務を理解、尊重することで良い関係を継続していくことが、事業の発展と良好な労使関係に不可欠と言えます。
そのための就業規則を木戸事務所と一緒に作成したい事業主の方は、ご連絡ください。

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労保連で講師をしました

2021年07月15日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。
令和3年7月13日(火)に梅雨があけましたね。平年より6日早いそうです。
いよいよ夏本番です。

令和3年7月9日(金)、山口市で、一般社団法人全国労働保険事務組合連合会山口支部が開催した労働保険未手続事業一掃推進員研修会で、講師をしました。
私は、労働保険(労災・雇用保険)に加入していない事業主に対して加入するように勧奨する推進員をしています。10年以上推進員をしていますので、成功事例、失敗事例など私なりの体験談を話しました。
私の話が参加者にお役に立つことが出来れば、幸いです。

 

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祈泡-ki-bou-(シャボン玉野外イベント)

2021年07月08日

令和3年7月1日から7日まで、防府天満宮で七夕祭りがありました。

このお祭りでは、傘玉・拝殿和傘・社殿ライトアップがあり、きれいなので毎年見に行ってます。

今年は、シャボン玉ショーを見ることができ、素晴らしかったので、ご紹介します。

大人になっても、たくさんのシャボン玉をみると楽しいものですね。

 

 

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給与計算の外部委託について

2021年06月29日

給与計算代行とは

働く人が一人でもいれば、会社は給料を払わなければなりませんが、支払うための給料を計算することを給与計算と言います。給与計算は働く人がいる限り毎月発生します。

多くの会社では事業主か所属社員が給与計算をしていますが、この給与計算は外部に委託することができて、給与計算の業務を外部に委託することを「給与計算代行」と言います。

主な給与計算代行先としては以下があります。

社会保険労務士
税理士
③アウトソーシング会社

給与計算代行で頼める業務は

給与計算代行で依頼できる業務は、主に以下の3つとなります。

①毎月の給与計算
②賞与計算
③年末調整

給与計算は、付随する業務がありますので、委託先による特色があります。

社会保険労務士に委託した場合、社会保険・労働保険の手続きも委託することができますが、税務申告書類の作成は出来ません。
税理士に委託した場合、税務申告の書類の作成は出来ますが、社会保険・労働保険の手続きはすることが出来ません。
アウトソーシング会社に委託した場合、有資格者がいないと社会保険・労働保険の手続きも税務申告書類の作成もできませんので、社会保険労務士や税理士が在籍している会社を選ぶことをお勧めいたします。

給与計算代行のメリット

給与計算代行のメリットは、主に以下の3つとなります。

①本業に集中できる
②トータルコストの削減
③属人化の防止です。

①本業に集中できる

これが一番メリットを感じられる点だと思います。
給与計算に関連する税制や社会保険・労働保険関係の法令は、毎年のように改正されます。給与計算担当者は、通常業務をこなす以外にも改正点などに精通している必要があります。
給与計算を委託すれば、専門家に任せられるため、給与計算担当者の負担が軽減され、その分本業に集中することができます。

②トータルコストの削減

給与計算にかかるコストについては「システムにかかるコスト」、「人にかかるコスト」の2つに分けられます。
「システムにかかるコスト」とは、ソフトウェアの購入費用や毎年の保守契約の費用です。また、給与明細書やプリンターのインクなどの消耗品等の費用も含まれます。
「人にかかるコスト」とは、給与計算担当者の人件費です。改正情報を収集する時間や年末調整等に多大な時間がかかる場合、その分人件費が多くかかるようになります。
経済産業省の調べによると給与計算業務を代行することによって、約50%のコストカットができると言われています。

③属人化の防止です。

中小の会社の場合、給与計算担当者はひとりという会社が多いです。給与計算担当者に頼りきりになり、給与計算業務が担当者についてしまう(属人化)ようになります。
外部に委託をすれば、属人化を防ぐことが出来ます。そのため、給与計算担当者が急病になったり、退職してしまうリスクを回避することができます。

給与計算代行のデメリット

給与計算代行は、基本的にはメリットの方が多いと思います。しかし、あえてデメリットをあげると、メリットの反対になります。

一番のデメリットは費用が発生することです。給与計算代行することによってトータルコストの削減をすることは出来ますが、事業主の中には経費が発生することが無駄と考える方がいらっしゃいます。そのように考える方は向いていないと思います。

また、給与計算代行は、外部に任せるので、今まで社内で対応してきたノウハウを蓄積することが出来なくなります。

そして、完全に全てを委託することは出来ないということです。例えば、住民税の通知書や社会保険料の納入告知書は、会社宛てに郵送されます。郵送された書類等の情報を給与計算代行先にお知らせをする必要があります。

最後は、給与計算のスケジュールを給与計算代行先に合わせる必要があることです。給与額の変更等の情報を自社でしているときより、早めに確定しなければならない等の不便があるかもしれません。

給与計算代行を検討する目安

給与計算処理に不安を抱えていなければ、給与計算代行を検討する必要はありませんので、下記の状況になった場合が給与計算代行を検討する目安となります。

「担当者も会社も専門知識が深くなくて不安」
「管理部門の人件費を削減したい」
「社員に給与情報を知られたくない」
「社員が給与計算をしており、本来の『判断業務』ができていない」
「社員をコア業務に専念させたい」
「担当社員が辞めてしまった」
「派遣社員を使ったが、あまりにもミスが多い」

要するに給与計算について不安を感じるようになった場合に検討して頂ければよろしいと思います。

まとめ

今回の記事では「給与計算代行」について説明してきました。

実際に委託した方からの声を聞いてみると、委託するためにかかる費用以上にメリットがあったという方が多いです。

給与計算はミスが許されない業務です。当社はダブルチェックやチェックリスト等を利用してミスを防ぐ努力をしております。
給与計算代行の本来の目的は「コストカット&本業に集中」です。みなさまからのご依頼をお待ちしております。

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RPAについて

2021年06月01日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。

「RPA」という言葉を詳しくは知らないが、何となく聞いたという方は多いかと思います。
RPAとは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、ホワイトカラーのデスクワーク(主に定型作業)を、パソコンの中にあるソフトウェア型のロボットが代行・自動化する概念です。
この度、社労士向けのRPAを試験的に導入してみました。ロボットにしてもらう作業は、電子申請した手続きの確認と公文書のダウンロードです。
指定された時間になるとパソコンの中にあるロボットが自動で起動し、指示通りの作業をしてくれます。
実際に作業をしている様子を見ましたが、これは凄いですね。誰もPCに触っていないのに、画面上のマウスが動き、人が作業しているように仕事をしてくれます。
現在は、できる作業が少ないですが、してもらいたい作業を設定すれば出来ることは増えるようです。
自動車の自動運転が急激に進化してきているようように、RPAも劇的に進化すると思います。
RPAの今後が楽しみです。

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大容量ポータブル電源を購入しました

2021年03月29日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。

東日本大震災から10年が過ぎました。
その後も全国各地で自然災害が発生し、大きな被害を受けています。
災害に備える必要があります。
その一つとして大容量のポータブル電源を購入しました。
iPhone12は約58回ほど充電ができるようです。
また、コンセントが2つついており、家電も使えるようになっています。
頼もしい製品ですが、お世話になるような災害が発生しないことを願っています。

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労働基準監督署の調査について

2021年02月24日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。

令和3年2月に、労働基準監督署による労務管理状況等の調査がありました。
通常は、1、2社ぐらいなのですが、今回は5社あり、対応が大変でした。
労務管理に問題が無ければ、調査が終われば終了です。
しかし、問題がある場合は、指導票か是正勧告書の交付を受けることになります。
その場合は、期日までに指摘を受けた点について改善をしましたという文書を労働基準監督署に提出しなければなりません。

今回は、指摘を受けることが多いなと感じる5つの事項を紹介します。
1.賃金台帳に労働時間数、時間外労働時間数を記載していないこと
・勤怠項目を設けていない賃金台帳を利用されている会社の場合、指摘を受けます。
2.残業代の単価の算出方法について
・残業代の不足額がある場合は、調査の対象期間分の不足額を遡及して支払わなければならなくなります。
3.労働日ごとの始業・終業時刻を適正に記録しているかどうか
・出勤簿が押印だけだと指摘を受けます。
4.有給休暇を年間で5日以上取得させているかどうか
・2019年4月1日から始まった制度です
5.労働者に定期健康診断を受けさせているかどうか
・1年以内ごとに1回定期的に健康診断を受診させなければなりません

上記の事項に該当するかもと心当たりのある事業主の方は、対応を検討すべきです。
どのようにしたらよいか分からない場合、当社にご連絡ください。

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社労士実務研修の講師をしました

2020年12月10日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。

2020年ももうすぐで終わりです。
今年は新型コロナウイルス振り回された1年でしたね。

令和2年11月28日(土)に、社労士実務研修の講師をしてきました。
これは山口県社会保険労務士会が開催している実務経験が少ない人向けの研修で、私は労災を担当しました。
コロナ禍なので、感染症対策をした上での開催です。
法律の説明よりは、実際に労災が発生した場合の対応方法について講義をしました。
時間が3時間と限られていますので、ポイントを絞り説明しました。
今回の講義が受講者のお役に立てれば幸いです。

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防府市独自の制度について

2020年11月12日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。

11月になり、だいぶ冷え込みが強くなりました。
また、全国的に新型コロナウイルスの感染が広まり、第3波でないかと言われています。
雇用維持のための雇用調整助成金は、報道で多くの方が知るようになりましたが、防府市には独自の制度があるようです。
それは、「防府市雇用安定補助金」と「防府市新型コロナウイルス離職者雇用事業者奨励金」です。

【防府市雇用安定補助金】
国の雇用調整助成金(緊急雇用安定助成金を含む)の支給決定を受けた防府市内中小企業を対象に、国の支給額に上乗せした額を補助する制度

【防府市新型コロナウイルス離職者雇用事業者奨励金】
新型コロナウイルス感染症の影響により離職を余儀なくされた方等の早期再就職を支援するため、防府市内に居住する離職者等を正社員として雇用する中小企業等に対し奨励金を支給するものです。

2つの制度の詳細については、防府市のホームページで確認してください。

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iPhone12Proを買いました

2020年10月27日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。

スマホをiPhone12Proに変更しました。
5G対応ですが、防府市内は残念ながら5Gのエリア外なので、性能を試すことができません(泣)

初めてのスマホは、2010年に購入したiPhone4です。
あれからもう10年経つのかと思うとびっくりします。
10年前と比較すると、スマホの性能が上がっているのは勿論ですが、クラウドサービスが充実してきたのが一番の違いだと思います。
クラウドサービスを利用すると自動でデータの同期をとってくれますので、どの端末でも最新のデータを見ることができます。
そのため、状況によって利用する端末を変えることが簡単にできるので、便利になったと思います。
これから10年後の2030年にはどのように変化しているのか楽しみです。


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マイナンバーカードを健康保険証として利用するための登録をしました

2020年09月11日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。

令和3年3月からマイナンバーカードが健康保険保険証として利用することができます。
そのためには、マイナポータルから利用申し込みをする必要があります。
早速スマホで申し込みしてみました。
申し込み自体は、スマホの画面の指示通りにしていくだけなので、簡単にできました。
後は、制度がスタートするのを待つだけです。
Q&Aにもありますが、従来の保険証もそのまま使えます。
マイナンバーカードがある方は、とりあえず登録してみてはいかがでしょうか?

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令和2年度 万灯の夕べ

2020年08月28日

三代目社会保険労務士の石田厳志です。

毎年8月3日から5日は、御誕辰祭というお祭りが防府天満宮で行われます。
その一つに階段をロウソクで照らす万灯の夕べがあります。
しかし、今年は新型コロナウイルスへの対応に奔走される医療従事者の皆様に感謝の気持ちを伝えるために青色のLEDでした。
通常とは違う雰囲気でしたが、青色もまたキレイでした。

※青色は、令和2年の写真

※通常の万灯の夕べ

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