中小企業の経営者は注意！すべての企業に労働時間の把握が義務化されています！

1.はじめに

働き方改革によって、長時間労働に規制が加えられました。
長時間労働を防止するためには、労働時間を把握しなければなりません。労働時間を把握するためには、適正な方法で労働時間を管理する必要があります。そのため、厚生労働省は、2017年1月20日に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を策定しています。
今回は、このガイドラインのポイントについて解説していきます。

2.対象労働者

原則として労働契約の内容、働き方の形態にかかわらず、全ての労働者が対象となります。
管理義務から除外されている「労働基準法41条に定める者」は、例えば、管理監督者が挙げられます。管理監督者とは、一般的には部長や工場長といった労働条件の決定やその他労務管理について経営者と対等な立場にある者と定義されています。
しかし、ガイドラインが適用されない労働者についても、安全衛生法により健康確保の面から労働時間の把握が義務づけられています。

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3.労働時間とは

ガイドラインで労働時間は、「使用者の指揮命令下に置かれている時間であり、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たる」と定義されています。労働時間に該当するか否かは、労働契約や就業規則などの定めによって決められるものではなく、客観的に見て、労働者の行為が使用者から義務づけられたものといえるか否か等によって判断されます。

あらかじめ決められた所定労働時間については、トラブルになる可能性は低いと思います。もめる可能性が高いのは、時間外労働です。
時間外労働をさせる場合には、「指示」を明確にしておく必要があります。「黙示の指示」は、トラブルの元になります。時間外労働の指示は、書面による「残業指示書」や少なくとも「口頭による残業指示」をすべきです。あるいは、社員から「残業許可申請書」を提出させるようにする方法もあります。
暗黙の了解で社員が残業をしてしまわないようにしっかり管理することが大切です。

4.始業・終業時刻の把握

ガイドラインによると、「使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること」とされています。具体的には、以下のように記載されています。

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。

（ア）使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
（イ）タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

労働時間を把握するために、社員一人ひとりを一日中見ておく必要はありません。朝一番に社員の始業時刻、1日の終わりに社員の終業時刻を確認すれば大丈夫です。その間は、休憩時間を除いて自動的に労働時間と判断するという考え方になります。昔ながらの出勤簿にハンコを押印するだけではだめです。きちんと始業・終業時刻を書き込まなければなりません。押印だけでは、調査があると必ず監督官から指摘を受けます。

タイムカード等の客観的な記録をとることが一番確実ですが、気をつける点があります。それは、タイムカードの打刻時刻＝始業・終業時刻にならないようすることです。タイムカード等の客観的な記録を「基本情報」とし、必要に応じて、例えば会社の残業指示書及びこれに対する報告書など、会社が社員の労働時間を算出するために有している記録とを突き合わせることにより確認し、記録することです。突合せた結果に齟齬があるときは、必ずその理由を社員から聞き取りをし、記録することです。そのうえで労働時間に該当するかを判断すべきです。

最後に自己申告制もあります。しかし、自己申告制は、例外として認めているに過ぎません。ガイドラインでは、自己申告制を認める要件を厳しくしており、おすすめはできません。

5.さいごに

労働時間を適正に把握することは会社の義務となっています。ガイドラインで求められている内容は、当然遵守しなければなりません。ガイドラインの内容を理解し、自社の勤怠管理がガイドラインに沿ったものとなっているかをチェックしてみましょう。
不安な場合は、木戸社会保険労務士事務所までご相談ください。

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